Büyüdüğünü, geliştiğini ve sistemde rahatsızlıklar olduğunu hisseden firma veya kurumların sahipleri ile yöneticileri, varsa ortaklarının da rızası alarak YENİDEN YAPILANMA (YY)’ya karar vermeli, nasıl yapması gerektiğini araştırmalı ve kendilerini aşan konularda dışarıdan bilgi ve deneyim “DANIŞMAN” transfer etmelidir. İç bünyedeki ortak ve profesyonellerden yararlanmak, objektif bakış açısını zedeleyeceği için tercih edilmemelidir.
YY sürecinde gerçek ihtiyacın DEĞİŞİM veya DÖNÜŞÜM olduğuna karar verildiği takdirde, bu yazıda verilen reçeteden farklı olarak görev- yetki ve sorumlulukların tanımlandığı daha detaylı veya geniş bir organizasyon kurulmalıdır.
Bu sürece girmiş olan firma/ kurumların karşılaşacağı problemler ile uygulaması gereken tekniklerin bir kısmı aşağıda sıralanmıştır.
- İşin planlama safhasından önce beklentiler ve hedefler, bir başka anlatımla da şirket/ kurum misyon ve vizyonu açıkça ortaya konmalıdır.
- Neden YY’ye ihtiyaç duyulduğuna dair ana hedef belirlenmeli (muhtemelen bir beyin fırtınası çalışması yapılarak mevcut durumun resmi çekilmeli.) ve bu hedef asla terk edilmemelidir.
- Planın kapsamı ve değişimin sahası tespit edilmeli ve bunun dışına çıkılmamalıdır.
- Yapılacak değişimin mutlaka bir zaman sınırlaması/ planlaması olmalıdır.
- YY’nın tek bir lideri olmalıdır. Bu kişiye yetki ve sorumluluk verilmeli, çalışmaları o yürütmeli, onayları o yapmalı, uygulamaya koymalı ve denetlemelidir.
- İşin büyüklüğüne göre liderin altında bir ekip oluşturulmalıdır. Bu ekiptekiler birbirlerine saygılı, gerektiğinde motive eden, tüm fikirleri sonuna kadar dinleyip birlikte değerlendirebilmelidir.
- YY ekibi tüm firma/ kurumca desteklenmeli, aldıkları kararlar uygulamaya konulmalı ve kendilerine tüm imkanlar sunulmalıdır.
- Bu süreçte yaratıcılığa önem verilmeli, yeni fikirlere açık olunmalıdır.
- YY çarpıcı olmalı, köklü, göze çarpan ve hissedilen değişimler içermelidir.
- Eski duruma göre görünen, hissedilen bir fark yaratılmalı, değişim hemen fark edilmeli, beklenmeyen gerçekleşmeli ve harcanan paraya değmelidir.
- Dışarıdan bakan bir gözün izlenimleri alınmalı, bunun için danışmanlık almaktan çekinilmemelidir.
- Değişimler ve/ veya dönüşümler önem sırasına göre planlanmalıdır.
- Takım ruhu oluşturulmalıdır.
- Ekonomik ve tasarruflu olunmalı ve mutlaka bir bütçe oluşturulmalıdır.
- Yeni sistem detaylandırılmalı, yeni iş akışları planlanmalı, her kesin anlayabileceği dille yazılmalıdır.
- Arşive önem verilmeli, geçmiş yırtılıp atılmamalıdır.
- Firma felsefesi çerçevesinde, davranış ve karar modelleri oluşturulmalıdır.
- Firma ruhu ile sistemin uyumu birleştirilmelidir.
- Tüm tahminler değerlendirilmeli, ancak son sözü lider söylemelidir.
- İşe uygun bilgisayar sistemi ve ofis kurulmalıdır.
- Yeni sistemin nasıl tanıtılacağı planlanmalıdır.
ÖNEMLİ UYARILAR:
Yeniden Yapılanma tehlikeli bir oyundur! Kesin başarı için; Öncelikle gerçek amacın ne olduğu iyice belirlenmeli ve bu amaçtan taviz verilmemelidir.
Bu işin firma/ kurumun en önemli işi olduğu asla akıldan çıkartılmamalıdır.
Başladıktan sonra asla vazgeçilmemelidir.
Alınan kararlar tüm firma/ kurum çalışanları ile bağlı ortaklık ve iştiraklerin yetkililerine, gerek duyulduğu bölümleri de kamuoyuna yönetici tarafından ilan/ tebliğ edilmelidir.
NOT: 2004 yılında yazdığım bu yazı tarafımdan güncellenmiştir.
Bilgi paylaşınca güzel
A.Baybars Göğez